- KRS, sprawozdania w RDF, KRZ, biała lista VAT, CEIDG i CRBR są bezpłatne. Wydruk pobrany samodzielnie z KRS ma moc dokumentu Centralnej Informacji (art. 4 ust. 4aa ustawy o KRS).
- Płacisz za transakcję powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy? Odpowiadasz solidarnie za zaległy VAT dostawcy w części przypadającej na tę transakcję (art. 117ba Ordynacji podatkowej), chyba że w 7 dni zawiadomisz urząd skarbowy.
- W CIT i PIT taka płatność wypada z kosztów (art. 15d, art. 22p). Dla faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. ta sankcja znika (Dz.U. 2026 poz. 1371).
- Wpisy w dziale 4 KRS nie korzystają z domniemania prawdziwości (art. 42 ustawy o KRS).
- Od 1 listopada 2026 r. CEIDG pokazuje e-mail i telefon przedsiębiorcy tylko za jego zgodą (art. 43 ust. 1 i 1a ustawy o CEIDG).
Ten przewodnik jest dla osoby, która za chwilę wyśle towar z odroczonym terminem, podpisze umowę z podwykonawcą albo zleci przelew nowemu dostawcy. Nie ma jednego rejestru, który powie „ta firma jest w porządku”. Jest kilka bezpłatnych rejestrów, a każdy odpowiada na inne pytanie.
Dostajesz kolejność kroków, nasze zestawienie rejestrów z kosztem i aktualnością danych oraz słownik sygnałów: likwidacja, upadłość, dział 4, brak sprawozdań, wykreślenie, rachunek spoza białej listy.
Jak sprawdzić kontrahenta krok po kroku?
- Ustal, z kim masz do czynienia. Wpisz NIP na białej liście VAT: zobaczysz nazwę, status VAT, REGON, numer KRS i rachunki. Brak numeru KRS zwykle oznacza firmę jednoosobową albo spółkę cywilną. Firmy spoza wykazu szukaj po NIP w REGON albo CEIDG.
- Pobierz odpis z KRS albo wpis z CEIDG. Spółkę sprawdzasz w KRS, przedsiębiorcę jednoosobowego w CEIDG. Spółka cywilna nie ma wpisu w KRS: sprawdź jej REGON i każdego wspólnika w CEIDG.
- Przeczytaj działy 4 i 6 odpisu. Dział 6 to likwidacja, upadłość i restrukturyzacja, dział 4 to zaległości. Gdy coś tam jest, zajrzyj do Krajowego Rejestru Zadłużonych.
- Sprawdź sprawozdania w RDF i rok, za który złożono ostatnie.
- Sprawdź beneficjenta rzeczywistego w CRBR: kto kontroluje spółkę i czy zgłoszenie w ogóle istnieje.
- Przed każdym przelewem sprawdź rachunek. Liczy się stan wykazu w dniu zlecenia przelewu. Zapisz potwierdzenie z identyfikatorem wyszukiwania.
- Firmę z UE sprawdź w VIES i w rejestrze handlowym jej kraju.
Które rejestry sprawdzić i na jakie pytanie odpowiada każdy z nich?
| Rejestr | Na jakie pytanie odpowiada | Co sprawdzić | Koszt | Jak aktualne dane |
|---|---|---|---|---|
| KRS: wyszukiwarka i odpis wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl sprawdzono 05.11.2026 | Czy spółka istnieje i kto ją reprezentuje? | Sposób reprezentacji, dział 4 (zaległości), dział 6 (likwidacja, upadłość, restrukturyzacja), historia wpisów | Bezpłatnie (art. 4 ust. 4a ustawy o KRS) | Stan na chwilę pobrania odpisu; ustawa przewiduje powiadamianie o nowych wpisach (art. 10a ustawy o KRS) |
| RDF: sprawozdania rdf-przegladarka.ms.gov.pl sprawdzono 05.11.2026 | Jakie wyniki ma spółka i czy składa sprawozdania? | Bilans, rachunek zysków i strat, uchwała o zatwierdzeniu, rok ostatniego sprawozdania | Bezpłatnie (art. 9a ust. 4 ustawy o KRS) | Z opóźnieniem: zatwierdzenie do 6 miesięcy po dniu bilansowym, złożenie w 15 dni (art. 53 i 69 ustawy o rachunkowości) |
| KRZ krz.ms.gov.pl sprawdzono 05.11.2026 | Czy toczy się upadłość lub restrukturyzacja i komu zgłosić wierzytelność? | Rodzaj postępowania, obwieszczenia, terminy, syndyk lub nadzorca; też umorzone bezskuteczne egzekucje | Bezpłatnie (art. 4 ustawy o KRZ) | Dane ujawniane razem z obwieszczeniem (art. 9 ust. 1) |
| Biała lista VAT podatki.gov.pl sprawdzono 05.11.2026 | Czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i czy rachunek jest zgłoszony? | Status VAT, rachunki, REGON, numer KRS, identyfikator wyszukiwania | Bezpłatnie, także przez API | Raz na dobę w dni robocze (art. 96b ust. 8 ustawy o VAT); stan na dzień do 5 lat wstecz |
| CEIDG biznes.gov.pl sprawdzono 05.11.2026 | Czy przedsiębiorca jednoosobowy lub wspólnik spółki cywilnej działa? | Zawieszenie, wykreślenie, upadłość, restrukturyzacja, zakaz działalności | Bezpłatnie | Do 3 dni roboczych od wpisu (art. 43 ust. 2 ustawy o CEIDG) |
| REGON (GUS) wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl sprawdzono 05.11.2026 | Jakie numery i PKD ma podmiot spoza KRS? | REGON, NIP, PKD, data zakończenia działalności | Bezpłatnie | Rejestr wtórny wobec KRS i CEIDG; przy rozbieżności sprawdź źródło |
| CRBR crbr.podatki.gov.pl sprawdzono 05.11.2026 | Kto faktycznie kontroluje spółkę? | Czy zgłoszenie istnieje i zgadza się ze wspólnikami z KRS | Bezpłatnie (art. 69 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy) | Zgłoszenie w 14 dni od wpisu do KRS lub zmiany (art. 60); dane podaje sama spółka |
| VIES ec.europa.eu sprawdzono 05.11.2026 | Czy firma z UE ma aktywny numer VAT? | Ważność numeru; nazwa i adres, jeśli państwo je udostępnia | Bezpłatnie | Zapytanie w danej chwili do bazy państwa członkowskiego |
| KRD, BIG InfoMonitor, ERIF krd.pl, big.pl, erif.pl sprawdzono 05.11.2026 | Czy wierzyciele zgłosili niezapłacone długi? | Zaległości zgłoszone przez wierzycieli; brak wpisu nie wyklucza długów | Płatnie, po umowie z biurem; o konsumencie tylko z jego upoważnieniem (art. 24 ust. 1 ustawy o BIG) | Stan na chwilę raportu |
| BIK bik.pl sprawdzono 05.11.2026 | Jak firma spłaca kredyty? Tę odpowiedź dostają banki | Historia kredytowa to tajemnica bankowa (art. 105 ust. 4 Prawa bankowego); raport o kontrahencie bazuje na BIG InfoMonitor | Płatnie, cennik BIK | Stan na chwilę raportu |
Co oznacza likwidacja, upadłość, dział 4 KRS albo wykreślenie u kontrahenta?
Te wpisy opisują stan prawny spółki, nie jej przyszłość. Zmieniają jednak to, jak zawrzeć umowę i jak odzyskać pieniądze. Tabela pokazuje, ilu spółkom od 1 listopada 2026 r. sąd wpisał takie zdarzenia, w podziale na województwa, według naszego codziennego przeglądu Biuletynu KRS.
| Województwo | Likwidacje | Upadłości | Restrukturyzacje | Wykreślenia z KRS | Zaległości i egzekucje |
|---|---|---|---|---|---|
| Mazowieckie | 48 | 4 | 0 | 179 | 20 |
| Śląskie | 13 | 3 | 1 | 33 | 43 |
| Pomorskie | 17 | 0 | 0 | 46 | 22 |
| Małopolskie | 17 | 0 | 1 | 31 | 11 |
| Wielkopolskie | 10 | 0 | 0 | 46 | 3 |
| Dolnośląskie | 13 | 1 | 0 | 20 | 2 |
| Kujawsko-Pomorskie | 5 | 0 | 0 | 10 | 15 |
| Lubelskie | 5 | 0 | 0 | 16 | 2 |
| Zachodniopomorskie | 7 | 0 | 0 | 13 | 1 |
| Lubuskie | 4 | 1 | 1 | 5 | 8 |
| Świętokrzyskie | 3 | 0 | 0 | 13 | 0 |
| Podkarpackie | 3 | 2 | 0 | 5 | 5 |
| Podlaskie | 4 | 0 | 0 | 7 | 3 |
| Warmińsko-Mazurskie | 0 | 0 | 0 | 9 | 2 |
| Opolskie | 2 | 2 | 0 | 3 | 1 |
| Łódzkie | 2 | 0 | 0 | 3 | 0 |
| brak danych | 0 | 0 | 0 | 2 | 1 |
| Razem | 153 | 13 | 3 | 441 | 139 |
Konkretną spółkę sprawdzisz w Dzienniku Firm po nazwie, numerze KRS albo NIP. Karta pokazuje status, historię wpisów z sygnaturami, okres ostatniego sprawozdania wzmiankowanego w KRS i krótkie wnioski z rejestru. Nie zastępuje odpisu; zasady opisujemy w źródłach i metodyce.
Likwidacja
Spółka w likwidacji nadal istnieje i działa pod firmą z dodatkiem „w likwidacji” (art. 274 § 2 i 3 KSH). Likwidatorzy kończą interesy, ściągają wierzytelności, spłacają zobowiązania i sprzedają majątek (art. 282 § 1). Jeśli spółka jest Ci winna pieniądze, zgłoś wierzytelność w 3 miesiące od ogłoszenia likwidatorów (art. 279).
Upadłość i restrukturyzacja
Z dniem ogłoszenia upadłości majątek staje się masą upadłości, a spółka traci prawo zarządu (art. 61 i 75 Prawa upadłościowego). Wierzytelność zgłaszasz syndykowi w terminie z postanowienia o ogłoszeniu upadłości (art. 236 ust. 1). Restrukturyzacja ma uniknąć upadłości przez układ z wierzycielami (art. 3 ust. 1 Prawa restrukturyzacyjnego), więc Twoja należność może zostać objęta układem.
Wpis w dziale 4
Do działu 4 trafiają zaległości podatkowe, celne i wobec ZUS niezapłacone w 60 dni od wszczęcia egzekucji oraz wierzytelności z tytułem wykonawczym niezaspokojone w 30 dni od wezwania, od 2000 zł w jednym postępowaniu (art. 41 i 41a ustawy o KRS). Te dane nie są objęte domniemaniem prawdziwości (art. 42), więc zapytaj o stan spłaty.
Brak sprawozdań
Sprawozdanie zatwierdza się do 6 miesięcy po dniu bilansowym i składa w 15 dni (art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przy roku kalendarzowym sprawozdanie za 2025 r. powinno być w RDF do 15 lipca 2026 r. Gdy go brakuje, sąd wzywa spółkę pod rygorem grzywny (art. 24 ustawy o KRS), a po 2 kolejnych latach bez sprawozdań wszczyna postępowanie o rozwiązanie spółki bez likwidacji (art. 25a ust. 1 pkt 4).
Ile spółek z naszej bazy nie ma wzmianki o sprawozdaniu za 2025 r., pokazuje zestawienie z opisem metody:
Stan na 5.11.2026. Metoda: liczymy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, proste akcyjne i komandytowo-akcyjne, które miały jakikolwiek wpis w KRS od 1.11.2026 (to nie jest cały rejestr), są aktywne i zostały wpisane przed 2025 r. „Bez wzmianki” znaczy, że w dziale 3 odpisu nie ma wzmianki o złożeniu rocznego sprawozdania za okres kończący się 31.12.2025. Pomijamy spółki z rokiem obrotowym innym niż kalendarzowy. Wzmianka pojawia się z opóźnieniem po złożeniu dokumentu.
Wykreślenie
Spółka z o.o. przestaje istnieć z chwilą wykreślenia z rejestru (art. 272 KSH). Nie myl tego z wykreśleniem z rejestru VAT na białej liście: taka spółka nadal może istnieć w KRS.
Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście i czy jest czynnym podatnikiem VAT?
Wykaz prowadzi Szef KAS (art. 96b ustawy o VAT). Pokazuje status „czynny” albo „zwolniony” lub informację o braku rejestracji czy wykreśleniu, a także rachunki zgłoszone fiskusowi i potwierdzone w systemie STIR. Szukasz po NIP, REGON albo numerze rachunku, na wybrany dzień.
Rachunek ma znaczenie przy transakcji z innym przedsiębiorcą, której jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł, bez względu na liczbę płatności (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Gdy płacisz za fakturę czynnego podatnika VAT na rachunek, którego w dniu zlecenia przelewu nie było w wykazie:
- odpowiadasz solidarnie za jego zaległość w VAT w części przypadającej na tę transakcję (art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej);
- przy fakturach wystawionych do 31 grudnia 2026 r. nie zaliczasz płatności do kosztów, a gdy już zaliczyłeś, zmniejszasz koszty albo zwiększasz przychody w miesiącu zlecenia przelewu (art. 15d ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy o CIT, art. 22p ustawy o PIT).
Ustawa z 18 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1371) uchyla sankcję w CIT i PIT od 1 stycznia 2027 r., ale do faktur wystawionych wcześniej stosuje się dotychczasowe przepisy (art. 3 ust. 2). Odpowiedzialność za VAT zostaje.
Sankcji unikniesz, jeśli przy pierwszej zapłacie na rachunek spoza wykazu złożysz zawiadomienie ZAW-NR do swojego urzędu skarbowego w 7 dni od zlecenia przelewu (art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 15d ust. 4 ustawy o CIT). Chroni też zapłata w mechanizmie podzielonej płatności (art. 117ba § 3 pkt 4).
Zapisz potwierdzenie z identyfikatorem wyszukiwania. Jeśli fakturę z VAT wystawia ktoś, kto nie jest czynnym podatnikiem VAT, wyjaśnij to z księgową, zanim odliczysz podatek.
Jak sprawdzić kontrahenta po NIP, gdy nie jest spółką?
Firmę jednoosobową sprawdzisz w CEIDG. Wpis pokazuje daty rozpoczęcia, zawieszenia i zaprzestania działalności oraz informacje o wykreśleniu, upadłości, restrukturyzacji i zakazie prowadzenia działalności (art. 5 ust. 2 ustawy o CEIDG). Przy zawieszonej działalności zapytaj, kto wykona umowę.
Ustawa z 13 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 507) wyłączyła z jawnych danych CEIDG e-mail, stronę internetową i telefon przedsiębiorcy. CEIDG pokazuje je, jeśli przedsiębiorca się na to zgodził (art. 43 ust. 1a w mocy od 14 października, nowy ust. 1 od 1 listopada 2026 r.). Brak e-maila nie jest więc sygnałem ostrzegawczym. Adres do doręczeń elektronicznych pozostaje jawny.
Spółka cywilna ma własny NIP i REGON, a jej wspólnicy figurują w CEIDG. W wyszukiwarce REGON zobaczysz numery, PKD i datę zakończenia działalności.
Czy warto sprawdzić kontrahenta w KRD i w BIK?
Biura informacji gospodarczej (KRD, BIG InfoMonitor, ERIF) zbierają długi zgłaszane przez wierzycieli. Firmę można wpisać, gdy dług wynosi co najmniej 500 zł, jest wymagalny od 30 dni i minął miesiąc od wezwania z ostrzeżeniem (art. 15 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych). Raporty są płatne, a wpis nie jest obowiązkowy, więc czysty raport nie wyklucza długów.
BIK pomoże w ograniczonym zakresie. Historia kredytowa firmy z banków trafia do banków i instytucji kredytowych (art. 105 ust. 4 Prawa bankowego). Płatny raport BIK o kontrahencie według karty produktu zawiera dane rejestrowe i zobowiązania zarejestrowane w BIG InfoMonitor.
Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego?
Dla firmy z UE zacznij od VIES: potwierdzi, czy numer VAT jest aktywny w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Część państw, na przykład Niemcy, nie zwraca nazwy ani adresu, więc „valid” nie dowodzi, że numer należy do Twojego kontrahenta. Dane rejestrowe sprawdzisz w rejestrze handlowym kraju; wyszukiwarkę rejestrów UE ma portal e-sprawiedliwość.
Najczęstsze pytania
Czy sprawdzenie kontrahenta w KRS jest płatne?
Nie. Centralna Informacja KRS udostępnia bezpłatnie aktualne i pełne informacje o spółkach, a wydruk pobrany samodzielnie ma moc dokumentu urzędowego (art. 4 ust. 4a i 4aa ustawy o KRS).
Jak sprawdzić kontrahenta po NIP?
Wpisz NIP na białej liście VAT: zobaczysz nazwę, status VAT, REGON, numer KRS i rachunki. Z numerem KRS pobierzesz odpis, bez niego szukaj w CEIDG. Po NIP szuka też wyszukiwarka Dziennika Firm (w spółkach, które miały wpisy w KRS od 1 listopada 2026 r.; po numerze KRS znajdzie każdą spółkę).
Co zrobić, gdy rachunku z faktury nie ma na białej liście?
Poproś o rachunek z wykazu albo zapłać w podzielonej płatności. Jeśli płacisz na rachunek spoza wykazu za transakcję powyżej 15 000 zł, złóż ZAW-NR do swojego urzędu skarbowego w 7 dni od zlecenia przelewu.
Czy brak firmy w KRD oznacza, że nie ma długów?
Nie. Wierzyciel nie musi zgłaszać dłużnika do biura informacji gospodarczej. Zaległości objęte egzekucją mogą być w dziale 4 KRS, a upadłość i restrukturyzacja w KRZ.
Jak pilnować stałego kontrahenta?
Zapisz jego numer KRS w Newsletterze KRS. System powiadomi o każdej nowej sprawie i wpisie, dla najwyżej 50 podmiotów, przez rok z możliwością przedłużenia (art. 10a ustawy o KRS). Rachunek sprawdzaj przed każdym przelewem.
Źródła
- Ustawa o KRS, t.j. Dz.U. 2025 poz. 869 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Ustawa o VAT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Ordynacja podatkowa, t.j. Dz.U. 2026 poz. 622 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Ustawa o CIT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Ustawa o PIT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 592 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Ustawa z 18.09.2026 o zmianie ustaw o PIT i CIT, Dz.U. 2026 poz. 1371: api.sejm.gov.pl
- Prawo przedsiębiorców, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1480 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Ustawa o CEIDG, t.j. Dz.U. 2026 poz. 30; nowelizacja z 13.03.2026, Dz.U. 2026 poz. 507: api.sejm.gov.pl
- Ustawa o rachunkowości, t.j. Dz.U. 2026 poz. 522 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Kodeks spółek handlowych, t.j. Dz.U. 2024 poz. 18 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Prawo upadłościowe, t.j. Dz.U. 2026 poz. 913: api.sejm.gov.pl
- Prawo restrukturyzacyjne, t.j. Dz.U. 2026 poz. 533: api.sejm.gov.pl
- Ustawa o Krajowym Rejestrze Zadłużonych, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1584: api.sejm.gov.pl
- Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, t.j. Dz.U. 2025 poz. 644 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych, t.j. Dz.U. 2025 poz. 85: api.sejm.gov.pl
- Prawo bankowe, t.j. Dz.U. 2026 poz. 38 ze zm.: api.sejm.gov.pl
- Ministerstwo Finansów, API wykazu podatników VAT, wersja 1.6.2: wl-api.mf.gov.pl
- Komisja Europejska, VIES: ec.europa.eu
- BIK, karta produktu „Raport BIK o kontrahencie”: bik.pl
Stan prawny na 05.11.2026. Teksty jednolite i późniejsze nowelizacje, w tym Dz.U. 2026 poz. 507 i 1371, sprawdziliśmy w API Sejmu 5 listopada 2026 r., tego dnia także adresy rejestrów, API białej listy i VIES.
Dziennik Firm o 7:00
W dni robocze rano: ile spółek powstało, ile poszło w likwidację i upadłość, najważniejsze wpisy w KRS i nowe teksty redakcji. Jeden e-mail, kilka minut czytania.
