Sprawozdanie finansowe KRS: terminy za 2025, grzywny i kary

Ten przewodnik jest dla zarządu i księgowej, którzy pilnują terminów własnej spółki, oraz dla działu sprzedaży i windykacji, który sprawdza kontrahenta. Zebraliśmy terminy za 2025 rok z datami i podstawą prawną, sposób złożenia i sprawdzenia sprawozdania oraz skutki jego braku. Piszemy głównie o spółkach z o.o. i akcyjnych.

Sprawozdanie finansowe KRS – do kiedy trzeba je sporządzić, zatwierdzić i złożyć?

Ustawa o rachunkowości (uor) wyznacza trzy terminy, każdy liczony od dnia bilansowego, czyli dnia, na który sporządza się sprawozdanie (art. 3 ust. 1 pkt 10). Kierownik jednostki – w spółce kapitałowej członkowie zarządu (art. 3 ust. 1 pkt 6) – zapewnia sporządzenie sprawozdania w ciągu 3 miesięcy (art. 52 ust. 1). Zatwierdzenie następuje najpóźniej po 6 miesiącach (art. 53 ust. 1), a dokumenty trafiają do rejestru w 15 dni od zatwierdzenia (art. 69 ust. 1).

Daty liczyliśmy według art. 110–112 Kodeksu cywilnego: termin miesięczny kończy się w dniu odpowiadającym datą początkowi terminu, a przy terminie w dniach nie liczy się dnia zdarzenia. Jeśli zgromadzenie zatwierdziło sprawozdanie np. 20 maja, termin złożenia minął 4 czerwca – 15 lipca to data najpóźniejsza.

Rok obrotowy może być innym okresem 12 pełnych miesięcy, jeśli tak stanowi umowa spółki (art. 3 ust. 1 pkt 9 uor). Przy roku od 1 kwietnia 2024 r. do 31 marca 2025 r. terminy wypadały 30 czerwca, 30 września i 15 października 2025 r. Dzień kończący rok obrotowy jest wpisany w dziale 3 odpisu KRS (art. 40 pkt 8 ustawy o KRS).

Ile spółek nie ma w KRS wzmianki o sprawozdaniu za 2025 rok?

Po złożeniu dokumentów w dziale 3 rejestru pojawia się wzmianka o złożeniu sprawozdania z datą i rokiem obrotowym (art. 40 pkt 2 ustawy o KRS). Te wzmianki policzyliśmy. Wyliczenie poniżej pochodzi z odpisów KRS, a nie z Repozytorium Dokumentów Finansowych, i obejmuje spółki aktywne w rejestrze od 1 listopada 2026 r., czyli takie, które od tego dnia miały wpis w KRS. Opis metody wyświetla się pod wynikiem.

Brak wzmianki nie zawsze oznacza zaległość. Spółka z innym rokiem obrotowym ma inne terminy, przepis o zatwierdzeniu co do zasady nie dotyczy spółek w upadłości (art. 53 ust. 2a uor), a wzmianka pojawia się później, gdy zgłoszenie nie przeszło automatycznej weryfikacji (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS). Liczba pokazuje skalę zjawiska, a nie listę spółek, które naruszyły przepisy.

Spółki, którym sąd ostatnio wpisał wzmiankę o sprawozdaniu, pokazujemy na bieżąco na stronie Sprawozdania finansowe w KRS, a sposób liczenia opisujemy w dziale Źródła i metodyka.

Kto podpisuje sprawozdanie i jak złożyć je do KRS?

Sprawozdanie sporządza się elektronicznie i podpisuje podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym (art. 45 ust. 1f uor). Spółki z rejestru przedsiębiorców KRS stosują strukturę logiczną udostępnianą przez Ministra Finansów – to plik XML, potocznie e-sprawozdanie (art. 45 ust. 1g). Według wykazu Krajowej Administracji Skarbowej nowe wersje struktur, oznaczone „(2)”, stosuje się do sprawozdań sporządzonych od 1 stycznia 2026 r., więc sprawozdanie za 2025 rok powinno już mieć nowy schemat.

Podpisują je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki. Przy zarządzie wieloosobowym – wszyscy członkowie albo co najmniej jeden, jeśli pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy (art. 52 ust. 2 i 2b uor). Zarząd odpowiada za rachunkowość także wtedy, gdy powierzy ją biuru rachunkowemu (art. 4 ust. 5 uor).

Dokumenty składa się przez zgłoszenie w systemie Ministra Sprawiedliwości (art. 19e ust. 1 ustawy o KRS). Dawny adres eKRS prowadzi dziś do Portalu Rejestrów Sądowych; ministerstwo opisuje zgłoszenie jako bezpłatne.

1. Przygotuj komplet. Sprawozdanie (XML), uchwałę o zatwierdzeniu i o podziale zysku lub pokryciu straty, sprawozdanie z badania – jeśli spółka mu podlega – i sprawozdanie z działalności, jeśli trzeba je sporządzić (art. 69 ust. 1 uor; zwolnienie dla jednostek mikro i małych: art. 49 ust. 4–5).
2. Sprawdź podpisy. Uchwałę sporządzoną na papierze dołącza się jako kopię z podpisem elektronicznym osoby zgłaszającej (art. 19e ust. 3 ustawy o KRS).
3. Złóż zgłoszenie. Podpisuje je osoba z numerem PESEL ujawnionym w KRS: członek zarządu uprawniony do reprezentacji, prokurent, likwidator, syndyk lub zarządca, albo adwokat lub radca prawny z pełnomocnictwem (art. 19e ust. 2 i 3a). Dołącza się oświadczenie, że dokumenty spełniają wymogi ustawy o rachunkowości (art. 19e ust. 6).
4. Sprawdź wynik. Po pozytywnej weryfikacji wzmianki trafiają do działu 3 automatycznie (art. 20 ust. 1f). Po negatywnej dokumenty składa się z wnioskiem o wpis wzmianek albo o przyjęcie do repozytorium (art. 19e ust. 7).

Jak sprawdzić, czy spółka złożyła sprawozdanie, i jak je pobrać?

Każdy ma prawo przeglądać Repozytorium Dokumentów Finansowych, a dokumenty są udostępniane bezpłatnie przez internet (art. 9a ust. 3–4 ustawy o KRS). Nie potrzebujesz konta ani zgody spółki.

1. Wyszukiwarka KRS. W wyszukiwarce KRS otwórz odpis spółki. W dziale 3 są wzmianki o złożonych sprawozdaniach z datą i okresem oraz dzień kończący rok obrotowy.
2. Przeglądarka RDF. W przeglądarce dokumentów finansowych wpisz numer KRS, aby zobaczyć listę sprawozdań, uchwał i sprawozdań z badania.
3. Pobierz plik. Sprawozdanie pobierzesz jako plik XML z podpisami. Czytelną postać pokaże wizualizacja w bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe Ministerstwa Finansów albo program księgowy.
4. Porównaj z terminem. Jeśli od dnia bilansowego minęło ponad 6,5 miesiąca, a wzmianki za ten rok nie ma, sprawdź w dziale 6 odpisu, czy spółka nie jest w likwidacji albo upadłości.

Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego – jakie są konsekwencje?

Konsekwencje idą trzema torami: postępowanie przymuszające przed sądem rejestrowym, odpowiedzialność karna i – przy dłuższej zaległości – rozwiązanie spółki bez likwidacji. Obowiązek złożenia dokumentów ciąży na kierowniku jednostki, czyli na członkach zarządu (art. 69 ust. 1 uor).

Postępowanie przymuszające w KRS i grzywna

Gdy obowiązkowych dokumentów nie złożono w terminie, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia w dodatkowym terminie 7 dni, pod rygorem grzywny z przepisów KPC o egzekucji świadczeń niepieniężnych. Po bezskutecznym terminie nakłada grzywnę; zamiany jej na areszt nie stosuje się (art. 24 ust. 1 i 1b ustawy o KRS). Grzywnę można ponawiać (art. 24 ust. 2).

Sąd nie wszczyna postępowania, gdy z akt wynika, że nie doprowadzi ono do złożenia dokumentów, a wszczęte umarza z tego samego powodu (art. 24 ust. 3–4). Postanowienie o odstąpieniu nie wymaga doręczenia i nie podlega zaskarżeniu, więc spółka może o nim nie wiedzieć – a jest ono samodzielną podstawą wszczęcia postępowania o rozwiązanie bez likwidacji (art. 25a ust. 1 pkt 3).

Umorzenie grzywny

Gdy zarząd złoży zaległe dokumenty albo postępowanie zostanie umorzone, grzywny niezapłacone do tego czasu ulegają umorzeniu (art. 1052 KPC). Przepis nie przewiduje zwrotu grzywien zapłaconych. Po złożeniu dokumentów warto zawiadomić sąd pismem z sygnaturą sprawy.

Odpowiedzialność karna

Kto wbrew ustawie nie składa sprawozdania we właściwym rejestrze, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności (art. 79 pkt 4 lit. a uor). Dopuszczenie do niesporządzenia sprawozdania lub zawarcia w nim nierzetelnych danych zagrożone jest grzywną, karą pozbawienia wolności do 2 lat albo obiema karami (art. 77 pkt 2 uor). To odpowiedzialność konkretnych osób, niezależna od grzywien sądu rejestrowego.

Rozwiązanie spółki bez likwidacji

Sąd wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie bez likwidacji m.in. wtedy, gdy mimo wezwania nie złożono sprawozdań za 2 kolejne lata obrotowe (art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy o KRS). Spółka ma 14 dni na wykazanie, że działa i ma majątek, a ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym daje zainteresowanym 3 miesiące na zgłoszenie okoliczności przeciwnych rozwiązaniu (art. 25b).

Sąd rozwiązuje spółkę i wykreśla ją, gdy nie ma ona zbywalnego majątku i faktycznie nie działa – niezapłacone długi tego nie wykluczają (art. 25d ust. 1–2). Pozostałe mienie przechodzi na Skarb Państwa (art. 25e ust. 1). Wykreślone spółki pokazujemy na stronie Wykreślenia z KRS.

Sprawozdanie w KRS a CIT-8 – co z tym robi urząd skarbowy?

To dwa odrębne obowiązki. CIT-8 składa się do końca trzeciego miesiąca po roku podatkowym (art. 27 ust. 1 ustawy o CIT) – za 2025 rok do 31 marca 2026 r., często przed zatwierdzeniem sprawozdania. Samego sprawozdania spółka z KRS nie wysyła do urzędu: obowiązek przekazania go Szefowi KAS (art. 27 ust. 2 ustawy o CIT) jej nie dotyczy, a dokumenty z repozytorium trafiają automatycznie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (art. 20 ust. 1g ustawy o KRS). Złożenie CIT-8 nie zastępuje więc sprawozdania w KRS i odwrotnie.

Najczęstsze pytania

Źródła

1. Ustawa o rachunkowości, t.j. Dz.U. 2026 poz. 522 (zmiany: poz. 640, 644, 1206 – bez wpływu na cytowane przepisy): api.sejm.gov.pl
2. Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym, t.j. Dz.U. 2025 poz. 869, z późn. zm. (zmiany bez wpływu na cytowane przepisy): api.sejm.gov.pl
3. Kodeks postępowania cywilnego, t.j. Dz.U. 2026 poz. 468, art. 1052: api.sejm.gov.pl
4. Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 2026 poz. 795, art. 110–112 i 115: api.sejm.gov.pl
5. Kodeks spółek handlowych, t.j. Dz.U. 2024 poz. 18, z późn. zm., art. 231 i 395: api.sejm.gov.pl
6. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, z późn. zm., art. 27: api.sejm.gov.pl
7. Ministerstwo Sprawiedliwości, Krajowy Rejestr Sądowy – zgłaszanie i przeglądanie dokumentów finansowych (dostęp 05.11.2026): gov.pl
8. Krajowa Administracja Skarbowa, Struktury e-sprawozdań (dostęp 05.11.2026): gov.pl

Stan prawny na 05.11.2026. Teksty jednolite i akty zmieniające sprawdziliśmy 5 listopada 2026 r. w API Sejmu; nowelizacje ogłoszone po tekstach jednolitych nie zmieniają cytowanych przepisów. Liczba spółek bez wzmianki o sprawozdaniu aktualizuje się automatycznie.